Il trasferimento di un materiale da partenza ad arrivo può essere diviso in blocchi che coinvolgono:

• Mittente (colui che esporta la merce)

• Dogana nella Nazione di partenza

• Porto o aeroporto di imbarco

• Frontiera che può essere geografica o virtuale (porto ed aeroporto sono considerati confini di Stato)

• Mezzo di trasporto (autocarro, treno, aereo, nave) con cui la merce viene trasferita

• infrastrutture (porto, aeroporto, magazzino doganale) di sbarco

• Dogana della nazione di arrivo

• Destinatario (colui che importa la merce).

Ogni singola sigla codificata nell'Incoterms definisce chiaramente chi debba accollarsi i costi e le responsabilità per ogni parte di trasporto, per i costi doganali in partenza ed in arrivo, per i costi assicurativi. Una parte importante (spesso trascurata) è l'indicazione, dopo la sigla, del nome specifico della località geografica, della frontiera o del porto/aeroporto a cui la sigla stessa si riferisce.

I termini Incoterms sono stati ratificati dall' International Chamber of Commerce (ICC) e pubblicati originariamente in lingua inglese con traduzione autorizzata in altre 31 lingue da parte delle varie camere di commercio nazionali.

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